Viele Wege führen zum Auszubildenden - Strategien zur Rekrutierung von Azubis

Die Zahl der Ausbildungsplatzsuchenden sinkt, im Osten schneller als in den alten Bundesländern. Die Betriebe sind gezwungen neue Strategien bei der Rekrutierung auszuprobieren. Das BIBB hat jetzt mit einem Forschungsprojekt versucht, den Verhaltensänderungen der Betriebe auf die Spur zu kommen. Im Interview erläutert BiBB-Forscherin Margit Ebbinghaus vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB) wichtige Ergebnisse. Das Interview führt WAP-Korrespondent Ulrich Degen.

Frau Ebbinghaus, bei Ihrer Analyse geht es Ihnen ja um die Verdeutlichung von zukünftigen Prozessen der Besetzung von Ausbildungsplätzen durch Betriebe. Dennoch will ich eingangs die Frage stellen, ob das Gut ‚Auszubildende' derzeit schon so knapp ist, da doch noch ein ganzer ‚Berg' von Altnachfragern auch im jüngsten Berufsbildungsbericht konstatiert wird, der demografisch bedingte Engpass also erst noch kommt?

Einerseits stimmt es zwar, dass im vergangenen Jahr noch ein beträchtlicher Anteil an Altbewerbern unter den Ausbildungsplatzsuchenden verzeichnet wurde und dass hier noch längst nicht Entwarnung gegeben werden kann. Doch ist anderseits auch nicht zu übersehen, dass die absolute Zahl der Altbewerber bereits beträchtlich gesunken ist. Und dieser Trend wird sich auch Zukunft fortsetzen.

Dies ist allerdings auch nicht unbedingt verwunderlich, da die Zahl der nichtstudienberechtigten Abgänger aus den allgemeinbildenden Schulen bereits seit einigen Jahren sinkt und Altbewerber sich nun mal aus den früheren Schulentlassjahren rekrutieren.

Den weiteren Prognosen zufolge wird sich nun die Anzahl der nichtstudienberechtigten Schulentlassenen von Jahr zu Jahr um jeweils etwa weitere 3% verringern und im Jahr 2020 nur noch auf etwa 502.000 belaufen. Damit wird es auch weniger Altbewerber geben, zumal bei einer Entspannung des Ausbildungsmarktes infolge stark verringerter Schulabgängerzahlen der Anteil der Altbewerber überproportional sinken wird. Für die ausbildungsinteressierten Betriebe wird also auch das „Ersatzreservoire" der Altbewerber stetig kleiner werden.

Dass eine erfolgreiche Besetzung einer Ausbildungsstelle von der Vielfalt von  eingeschlagenen Rekrutierungswegen der suchenden Betriebe und Unternehmen abhängt, liegt ‚auf der Hand'. Es reicht also künftig bei weitem nicht mehr aus, es bei der Meldung freier Ausbildungsplätze bei Arbeitsagenturen oder Kammern zu belassen; was muss hinzu kommen?

Die Kammern und Arbeitsagenturen werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Besetzung vakanter Ausbildungsstellen einnehmen. Allerdings ist auch zu beobachten, dass der Anteil der einen Ausbildungsplatz suchenden Jugendlichen, der sich bei den Arbeitsagenturen meldet, im Vergleich zu früheren Jahren kleiner wird. Ohne dass wir genau sagen könnten, woran das liegt, ist aber zu vermuten, dass sich die Suchstrategien der jungen Leute verändert haben, insbesondere durch die Möglichkeiten, die das Internet bietet.

Für die Betriebe bedeutet das, ihren Internetauftritt in noch stärkerem Maße als bislang als Forum zu nutzen, sich den Jugendlichen als Ausbildungsbetrieb zu präsentieren. Das alleine dürfte allerdings nicht immer reichen. Aufgrund der gerade besprochenen demografischen Veränderungen werden Betriebe - je nach Region mehr oder weniger ausgeprägt - um die ausbildungsinteressierten Schulabsolventen konkurrieren müssen. Betriebe, die frühzeitig mit allgemeinbildenden Schulen der Region in Kontakt treten und versuchen, etwa durch das Angebot von Betriebspraktika, Ferienjobs oder der Mitwirkung an schulischen Projekttagen bei den Jugendlichen das Interesse am Betrieb zu wecken, dürften hier im Vorteil sein. Ein ‚Patentrezept‘ für die erfolgreiche Lehrstellenbesetzung ist das freilich nicht.

Sie verweisen zu Recht darauf, dass zwischen der Entscheidung eines Betriebs, einen Ausbildungsplatz anzubieten, bis zum Eintritt eines Jugendlichen in den Betrieb regelmäßig eine relativ lange Zeit vergeht. Und in dieser Zeit gibt es verschiedene Phasen des Prozesses der Besetzung von Ausbildungsstellen. Welche sind dies?

Oftmals beträgt diese Zeitspanne ein Jahr und mehr. Ein ganz wesentlicher Aspekt, eine freie Lehrstelle besetzen zu können, besteht darin, die Zielgruppe über die Vakanz zu informieren. Wir haben ja gerade schon andiskutiert, dass Betriebe dabei ganz unterschiedliche Wege einschlagen können. Das Ziel ist aber immer das gleiche, nämlich Ausbildungsinteressierte zu akquirieren.

Anschließend gilt es, die eingegangenen Bewerbungen zu sichten und, je nach Art und Anzahl der Bewerbungen, eine Vorauswahl zu treffen. Unter den verbliebenen Kandidaten und Kandidatinnen ist schließlich im Rahmen eines mehr oder weniger differenzierten Auswahlverfahrens derjenigen Bewerber bzw. diejenige Bewerberin auszumachen, der resp. die den betrieblichen Vorstellungen und Anforderungen am besten entspricht, so dass ein Ausbildungsvertrag geschlossen werden kann. In der Regel erfolgt der Vertragsschluss einige Monate vor Ausbildungsbeginn und in dieser ‚Brückenzeit‘ kann viel passieren.

Manche Jugendliche bewerben sich trotz des geschlossenen Ausbildungsvertrages weiterhin um Ausbildungsplätze - zumeist um solche, die ihren Präferenzen (noch) besser entsprechen. Je besser die Position der Jugendlichen am Arbeitsmarkt ist, und in Zukunft wird sie stärker werden, desto größer ist natürlich auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihnen das gelingt. Die Konsequenzen liegen auf der Hand: Ausbildungsverträge werden kurz vor Ausbildungsbeginn wieder aufgehoben oder Ausbildungsplätze gar nicht erst angetreten. Um diese Problematik ein Stück weit abzufedern, sollte der Betrieb in der Zeit zwischen Vertragsabschluss und Ausbildungsbeginn mit dem Jugendlichen in Kontakt bleibt. Dadurch lässt sich bereits eine erste Bindung des Jugendlichen an den Betrieb aufbauen. Dieser Aspekt des ‚Haltens künftiger Ausbildungsanfänger‘ wird in den kommenden Jahren sicherlich an Bedeutung gewinnen, und zwar zusätzlich zu dem der Gewinnung von Bewerbern.

Bei den von den Betrieben eingeschlagenen bzw. praktizierten Rekrutierungswegen haben Sie dargestellt, dass diese mit sehr unterschiedlicher Intensität genutzt werden. Dabei gehen Sie auch auf das veränderte Informationsverhalten der jüngeren Generation von Bewerbern ein. Vielleicht können Sie uns die einzelnen Wege kurz darstellen und auf den letzten Punkt ebenfalls eingehen.

Zunächst möchte ich darauf hinweisen, dass sich unsere Untersuchung auf insgesamt acht Rekrutierungswege konzentriert hat, wobei wir nur solche einbezogen haben, bei denen Betriebe von sich aus die Initiative ergreifen müssen. Das nach wie vor recht verbreitete Vertrauen auf Initiativbewerbungen als Option, Auszubildende zu gewinnen, wurde damit nicht berücksichtigt. 

Prinzipiell lassen sich die von uns betrachteten Rekrutierungswege in zwei Gruppen einteilen. Die eine Gruppe bezieht sich auf Kanäle, über die potentielle Bewerber direkt, also persönlich angesprochen werden. Hierzu gehören Kontakte zu allgemeinbildenden Schulen, Lehrstellenbörsen, Tage der offenen Tür sowie das Schülerbetriebspraktikum. Bei der zweiten Gruppe erfolgt die Ansprache der potentiellen Lehrstellenbewerber auf indirektem Wege. In diese Gruppe fallen Zeitungsinserate, Internetwerbung, die Informationsweitergabe durch Mitarbeiter sowie die Meldung vakanter Ausbildungsstellen bei der Arbeitsagentur.

Wir haben nun gesehen, dass Betriebe im Zusammenhang mit der Lehrstellenbesetzung mit sehr unterschiedlicher Intensität auf die einzelnen Instrumente zurückgreifen. Hier spielen sicherlich gewachsene Strukturen, Gewohnheiten, aber auch Erfahrungen mit den einzelnen Kanälen hinein. An erster Stelle steht für Betriebe der Weg über die Arbeitsagentur. Das ist insofern interessant, als der Anteil der ausbildungsplatzsuchenden Jugendlichen, der die Arbeitsagentur einschaltet - ich erwähnte es bereits - rückläufig ist.

Das kann als Hinweis auf ein verändertes Suchverhalten der Jugendlichen interpretiert werden. Dafür sprechen auch Befunde aus den Bewerberbefragungen, aus denen hervorgeht, dass Jugendlichen primär im Internet nach Lehrstellenangeboten suchen. Und Betriebe reagieren auch auf die Suchstrategien der jungen Generation: Wenn sie Lehrstellenangebote inserieren, dann eher im Internet als in Tageszeitungen.

Interessant ist auch, dass die unterschiedlichen Rekrutierungswege oft von der Betriebsgröße abhängen. Ist das eine neue Entwicklung?

Nein, auch das ist nicht wirklich überraschend. Die Entscheidung, welche Rekrutierungswege eingeschlagen werden sollen, ist auch immer eine Frage der verfügbaren Ressourcen. Da kleinere Betriebe in der Regel keine Personalabteilung haben, ist es naheliegend, dass sie potentielle Bewerber in erster Linie über solche Kanäle ansprechen, die möglichst wenige Ressourcen binden. Und das sind zunächst einmal all die Instrumente, die mit einer indirekten Form der Kontaktaufnahme einhergehen: die Meldung der freien Ausbildungsstelle bei der Arbeitsagentur oder der Aushang am schwarzen Brett.

Demgegenüber verfügen größere Betriebe nicht nur über Personalabteilungen, sondern vielfach auch über PR-Abteilungen, deren originäre Aufgabe es ist, den Betrieb auch als Ausbildungsbetrieb etwa auf Lehrstellenbörsen zu präsentieren oder zur Nachwuchsgewinnung Tage der offenen Tür zu organisieren. Daraus darf man jetzt aber nicht vorschnell ableiten, dass kleinere Betriebe diese Möglichkeiten gar nicht nutzen, sie nutzen sie allerdings im Vergleich zu den größeren Betrieben deutlich seltener. 

Sie haben darauf hingewiesen, dass die Betriebe meistens nicht nur einen Weg einschlagen, um Jugendliche für die Ausbildung zu gewinnen, sondern parallel mehrere im Mix. Sie haben dazu vier unterschiedliche Cluster an Verhalten ausgemacht. Wie sieht hier die von Ihnen untersuchte Praxis aus?

Ja genau, in der Regel konzentrieren sich Betriebe nicht auf ein einziges Instrument, um zukünftige Auszubildende zu gewinnen, sondern sie greifen parallel oder nacheinander - genau können wir das anhand unserer Untersuchung nicht sagen - auf mehrere zurück.

Wir haben nun untersucht, inwieweit sich hinsichtlich der Kombination und Intensität, mit der Betriebe die betrachteten acht Instrumente nutzen, bestimmte Muster zeigen, Muster, die sozusagen die für bestimmte Gruppen von Betrieben charakteristischen Rekrutierungsstrategien abbilden oder beschreiben. Wir konnten vier solcher Muster ausmachen. Bei einem dieser Muster stehen ganz klar die Instrumente im Vordergrund, mit denen potentielle Lehrstellenbewerber indirekt angesprochen werden. Der Kontakt zwischen Betrieb und Jugendlichen wird hier also entweder über ein Medium wie die Tageszeitung oder einen Dritten, etwa die Arbeitsagentur, hergestellt. Wir haben diese Rekrutierungsstrategie deswegen als ‚mittelbar-distanziert‘ bezeichnet. In unserer Studie ist diese Strategie bei jedem vierten Betrieb anzutreffen.

Bei der Mehrheit der Betriebe haben wir allerdings ein Rekrutierungsverhalten erkennen können, das sich insgesamt als sehr defensiv beschreiben lässt. Mit Ausnahme des Schülerbetriebspraktikums wird kein anderes Instrument - um es mal salopp zu formulieren - mehr oder häufiger als unbedingt notwendig eingesetzt. Man kann daher von einer ‚defensiv-persönlichen‘ Strategie sprechen. Mit dieser Strategie kontrastieren die beiden übrigen Strategien, die sich dadurch auszeichnen, so gut wie alle der betrachteten Instrumente einbeziehen. Hier wird also insgesamt offensiv vorgegangen. Unterschiede bestehen aber in der Intensität, mit der die einzelnen Wege beschritten werden: eher gemäßigt oder eher resolut. Im ersteren Fall sprechen wir daher von einer ‚mäßig-offensiven‘ Strategie - diese konnten wir bei jedem achten Betrieb erkennen -, im letzteren Fall von einem ‚offensiv-engagierten‘ Vorgehen. Dieses findet sich in der Praxis allerdings nur vergleichsweise selten, nämlich bei gerade mal sieben Prozent der befragten Betriebe.

In Ihren Betrachtungen haben Sie zusätzlich zu den Rekrutierungsstrategien der werbenden Betriebe auch noch verschiedene betriebliche Strukturmerkmale dazu genommen. Dann ergibt sich ein noch komplexeres Bild von Rekrutierungsstrategien. Können Sie uns das kurz darlegen?

Mit unseren Analysen wollten wir nicht nur in Erfahrung bringen, wie Betriebe bei der Gewinnung ihrer zukünftigen Auszubildenden vorgehen, sondern auch Hinweise darauf erhalten, ob die einzelnen Rekrutierungsstrategien bei bestimmten Betrieben besonders häufig oder selten vorkommen. Anders formuliert: Es ging uns auch um die Frage, ob strukturelle oder regionale Merkmale einen Einfluss auf das betriebliche Rekrutierungsverhalten haben. Dabei hat sich unter anderem gezeigt, dass ein offensives Suchverhalten mit zunehmender Betriebsgröße häufiger anzutreffen ist. Zudem konnten wir feststellen, dass Betriebe aus den neuen Ländern unerwartet häufig eine ‚mittelbar-distanzierte‘ und unerwartet selten eine ‚defensiv-persönliche‘ Rekrutierungsstrategie verfolgen.

Hat die Art und Weise, wie Betriebe auf die Suche nach künftigen Auszubildenden gehen, nicht auch etwas mit der Höhe des Fachkräftebedarfs zu tun?  

Hier muss ich vorausschicken, dass unsere Daten Ende 2008 erhoben wurden, also zu einer Zeit, als die Finanz- und Wirtschaftskrise gerade einsetzte, ihr tatsächliches Ausmaß aber noch nicht richtig absehbar war. Zum damaligen Zeitpunkt gingen 70% aller befragten Betriebe für die nähere Zukunft von einem geringen bis moderaten, jeder vierte Betrieb sogar von einem hohen Bedarf an Fachkräften aus. Setzt man diese Angaben in Beziehung zu den Rekrutierungsstrategien, so bestätigt sich Ihre gerade formulierte Vermutung. Die beiden offensiven Suchstrategien gehen vielfach mit der Erwartung einher, kurz- bis mittelfristig viele Fachkräfte zu benötigen.

Könnte man auch sagen, dass, je engagierter ein Betrieb beim Suchprozess nach künftigen Auszubildenden und damit späteren Fachkräften für sein Unternehmen ist, desto früher beginnt er nicht nur, sich Gedanken zu machen, sondern auch zu suchen? Ist das so?

In gewisser Weise kann man das so sagen. Wir konnten jedenfalls feststellen, dass ein auffällig großer Anteil von Betrieben mit einer offensiv-engagierten Suchstrategie über ein Jahr vor Ausbildungsbeginn mit der Suche nach Auszubildenden beginnt. Es gibt aber natürlich auch Betriebe, die eine andere Suchstrategien fahren und trotzdem so frühzeitig in die Rekrutierung einsteigen.

Abschließend interessiert eine Frage zu den vier von Ihnen erläuterten Rekrutierungsstrategien noch besonders: Wie erfolgreich und effektiv sind die von Ihnen identifizierten Rekrutierungsstrategien letztlich?

Das ist eine wirklich spannende, zugleich aber auch sehr schwierige Frage. Wir konnten Vergleiche zwischen den Rekrutierungsstrategien im Hinblick auf verschiedene Schwierigkeiten anstellen, die im Zuge der Lehrstellenbesetzung aufgetreten sind, beispielsweise das Bewerber nicht zum Vorstellungsgespräch erschienen oder Ausbildungsplätze überhaupt nicht besetzt werden konnten. Dabei handelt es sich allerdings um Zusammenhangs-, nicht jedoch um Ursache-Wirkungs-Analysen. Und auch die gefundenen Ergebnisse unterstreichen, dass es in diesem Zusammenhang gar nicht so einfach ist, eindeutig zwischen Ursache und Wirkung zu trennen. Was heiß das jetzt konkret? Man könnte ja durchaus vermuten, dass die bei der Lehrlingssuche sehr engagierten Betriebe auch diejenigen sind, die ihre Lehrstellen weitgehend problemlos besetzen können - eben weil sie so engagiert vorgehen. Wir haben aber genau das Gegenteil festgestellt. Die sehr engagiert vorgehenden Betriebe sind besonders häufig mit Besetzungsproblemen konfrontiert.

Dieser Befund legt nun folgendes nahe: Die Besetzungsprobleme sind weniger als das Ergebnis des Rekrutierungsverhaltens anzusehen. Vielmehr ist davon auszugehen, dass die aufgetretenen Probleme den Anstoß für ein engagiertes Rekrutierungsverhalten gegeben haben, um den bestehenden Schwierigkeiten zu begegnen. Damit ließe sich das eingeschlagene Rekrutierungsverhalten dann auch als eine Reaktion auf Veränderungen am Ausbildungsmarkt begreifen. Ob sich das allerdings tatsächlich so verhält, können wir derzeit nicht abschließend sagen, zumal sich unter den engagiert vorgehenden Betrieben ja viele größere Betriebe befinden, die in der Regel zahlreiche Ausbildungsplätze anbieten. Da ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die eine oder andere Schwierigkeit bei der Besetzung zeigt, von vornherein größer, als bei Betrieben, die nur eine oder zwei Stellen anbieten. Insgesamt braucht es also noch weitergehender Untersuchungen, um die Hintergründe und Wirkungsweisen betrieblicher Rekrutierungsstrategien genauer verstehen und erklären zu können.

Zum weiterlesen ...

Margit Ebbinghaus: Unterschiedliche Wege - ein Ziel: Wie Betriebe Auszubildende rekrutieren. In: Berufsbildung in Wissenschaft und Praxis (BWP), 3/2010, S. 35 - 39.

Wer ist Margit Ebbinghaus?

Margit Ebbinghaus ist als wissenschaftliche Mitarbeiterin beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) tätig. Sie befasst sich mit Fragen der Qualität und Quantität des betrieblichen Ausbildungsplatzangebotes